Wie funktioniert Prozesstool

Mann mit Zahnrädern
Prozesse definieren.
Aufgaben automatisieren.
Manuelle Prozesse überwachen.
Vereinbarte Fristen kontrollieren.
Prozessabläufe auswerten.
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Prozessdefinition

Übernahme und Anpassung eines bereits in Prozesstool vordefinierten Prozesses oder Definition eines eigenen Prozesses.

In diesem Schritt werden die Reihenfolge des Prozesses (Ablauf), die Zuständigkeiten, Fristen, benötigte Daten, Benachrichtigungs-regeln und Auswertungsfelder festgelegt. Es wird auch festgelegt, welchen Weg der Prozess nehmen soll, wenn bestimmte Entscheidungen innerhalb des Ablaufes getroffen werden oder eine Aufgabe nicht wie erwartet erfüllt wird. Die Prozessabläufe sind frei definier- und steuerbar.


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Erklärung anhand des Beispiels
'Bewerbermanagement'

In Prozesstool gibt es einen bereits vordefinierten Prozess für das Bewerbermanagement. Diesen gilt es nun an Ihre Abläufe anzupassen.

Wenn Sie sich entscheiden, zukünftig die Bewerbungen in Ihrem Unternehmen durch Prozesstool automatisch steuern zu lassen, dann passen wir den bestehenden Prozess so an, dass wir in diesem Schritt Ihre am Prozess beteiligten Mitarbeiter erfassen Ihre Fristenregelungen einstellen und wer wann und weshalb informiert werden soll. Sie legen auch individuell fest, wonach Sie später sämtliche eingegangene Bewerbungen auswerten wollen.
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Aufgabenlisten

Aus den hinterlegten Abläufen ergeben sich für jeden einzelnen Schritt bestimmte Aufgaben für die Mitarbeiter. Wer was genau zu tun hat, wird hier festgelegt.

Jeder einzelne Prozessschritt wird nun mit einer Aufgabenliste versehen. Diese Aufgabenliste enthält für die beteiligten Mitarbeiter eine genaue Arbeitsanweisung, was zu tun ist. Wenn nötig, können sogar Teilaufgabenlisten erstellt werden, um dem Mitarbeiter noch genauere Anweisungen geben zu können. Diese Teilaufgabenlisten sind auch sehr hilfreich um sicherzustellen, dass bestimmte wichtige Teilschritte tatsächlich erledigt werden.
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Erklärung anhand des Beispiels
'Bewerbermanagement'

Der Bewerberprozess beinhaltet ca. 20 einzelne Arbeitsschritte, vom Bewerbungseingang bis zur Zu-/oder Absage.

Für jeden dieser 20 Arbeitsschritte werden nun die Arbeitsanweisungen formuliert. Zum Beispiel beim Schritt "Bewerbungseingang": Bewerberunterlagen auf Vollständigkeit prüfen und danach Speicherung einer Kopie auf Laufwerk X. An dieser Stelle überwacht Prozesstool nicht nur den Prozess, sondern unterstützt auch durch den automatischen Versand einer Bestätigungsmail an den Bewerber.

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Anpassung der Standard-
kommunikation

In diesem Schritt werden die Standardanschreiben der für diesen Prozess benötigten Kommunikation vorbereitet. Auf diese greift Prozesstool wenn benötigt automatisch zurück.

Jeder Prozess beinhaltet eine Reihe von notwendiger Kommunikation. Diese kann nach außen (Kunden oder Lieferanten) oder nach innen (Mitarbeiter) gerichtet sein. Die meisten Unternehmen verwenden dafür Vorlagen. Prozesstool greift auf diese Vorlagen zu, personalisiert die Schreiben und verschickt sie automatisch an die entsprechenden Personen.

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Erklärung anhand des Beispiels
'Bewerbermanagement'

Wir haben für Sie schon eine Reihe von Standardvorlagen entwickelt, die Sie nutzen können. Selbstverständlich können Sie auch Ihre eigenen Vorlagen verwenden.

Bleiben wir beim Prozessschritt 'Bewerbungseingang'. Nachdem der Mitarbeiter die Unterlagen auf Vollständigkeit geprüft und dies durch einen Klick bestätigt hat, versendet Prozesstool nun automatisch die Bestätigungsmail an den Bewerber. Fehlen Unterlagen auch kein Problem. Der Mitarbeiter klickt nur noch an was fehlt, und Prozesstool verschickt eine Mail an den Bewerber mit der Bitte um Einreichung der fehlenden Unterlagen.
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Einstellung von Fristen
zur Zeitüberwachung

Jetzt werden die einzelnen Arbeitsschritte mit verschiedenen Fristen versehen und festgelegt, wer informiert werden soll, wenn es zu Zeitüberschreitungen kommt.

Prozesstool weiß stets, bei welchem Arbeitsschritt der Prozess gerade ist. Werden diese Arbeitsschritte nun mit einer Zeit versehen in der diese Aufgabe zu erledigen ist, kann Prozesstool deren Einhaltung überwachen und entsprechend vorher definierter Eskalationsregeln reagieren.


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Erklärung anhand des Beispiels
'Bewerbermanagement'

Auch hier haben wir für Sie bereits Fristen für die einzelnen Schritte vordefiniert. Sie brauchen also nur noch wo nötig, die Fristen auf Ihre Wünsche anpassen.

Der Bewerber muss noch Unterlagen nachreichen. Prozesstool weiß, wann es die entsprechende Mail an den Bewerber geschickt hat. Reagiert der Bewerber nicht innerhalb der definierten Zeit, schickt Prozesstool automatisch eine Erinnerungsmail. Erst wenn er dann nicht reagiert, wird wieder ein Mitarbeiter eingeschaltet. Wann und mit welcher Arbeitsanweisung entscheiden Sie.
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Aufgaben ganzen Teams zuordnen

In der Praxis macht es Sinn, einzelne Aufgaben einem ganzen Team zuzuordnen. Der Mitarbeiter des Teams, der gerade Zeit hat, übernimmt dann diese Aufgabe.

In Prozesstool kann die Struktur des Unternehmens angelegt werden: Wer arbeitet in welchem Team mit welchen Zuständigkeiten und wer ist ist der jeweilige Vorgesetzte. So können Aufgaben ganzen Teams zugeordnet werden, die dann gemeinschaftlich für die Erledigung dieser Aufgabe zuständig sind.

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Erklärung anhand des Beispiels
'Bewerbermanagement'

Sie können in Prozesstool festlegen, wer den Bewerbungseingang erhalten soll, und welche Mitarbeiter - im Team oder Einzeln - die weiteren Schritte abarbeiten sollen.

Für den Bewerbungseingang können erst einmal alle Mitarbeiter des Teams 'Personalabteilung' zuständig sein. Erreichen viele Bewerbungen das Unternehmen, dann können einzelne Mitarbeiter die Zuständigkeit für bestimmte Bewerbungen übernehmen. Sie können diese umgekehrt aber auch wieder an das Team delegieren - je nach Arbeitsaufwand.
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Berücksichtigung von Kern-
arbeitszeiten

Prozesstool überwacht die Fristen unter Berücksichtigung von Kernarbeitszeiten.

Prozesstool berechnet die Fristen für die Einhaltung von Aufgaben unter Berücksichtigung von Kernarbeitszeiten. So kann festgelegt werden, von wann bis wann die Mitarbeiter arbeiten. Die Zeit, die ein Mitarbeiter zur Verfügung hat, um eine Aufgabe zu erledigen wird also nur auf seine eigentliche Arbeitszeit verteilt.
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Erklärung anhand des Beispiels
'Bewerbermanagement'

Sie definieren die Kernarbeitszeit in Ihrer Firma zum Beispiel von 09 Uhr - 18 Uhr.

Hat ein Mitarbeiter nun 12 Stunden Zeit für die Prüfung der eingegangenen Bewerberunterlagen auf Vollständigkeit und die Bewerbung trifft um 12 Uhr ein, dann stoppt Prozesstool die Fristenüberwachung um 18 Uhr und der Mitarbeiter hat Zeit bis nächsten Tag 12 Uhr, um die Unterlagen zu prüfen.

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Dokumentenmanagement durch
Prozesstool

Prozesstool speichert sämtliche Dokumente und Kommunikation zu jedem einzelnen Prozess. So ist immer alles an seinem Platz und dadurch leicht aufzufinden.

Ob Verträge, Notizen, Mails oder sonstige Anlagen - alles speichert Prozesstool unter dem jeweiligen Prozess. Auch die Kommunikation erfolgt aus dem Tool heraus. Dadurch ist alles an einem Ort auffindbar - ohne langes Suchen.




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Erklärung anhand des Beispiels
'Bewerbermanagement'

Jede Bewerbung startet einen Prozess mit einer eigenen Prozess-ID. Unter dieser ID legt nun Prozesstool alle Dokumente zu dieser Bewerbung ab.

Sie finden sowohl die Bestätigungsmail als auch die Erinnerungsmail die Prozesstool an den Bewerber verschickt hat unter dieser ID. Aber auch die Bewerbungsunterlagen, die der Mitarbeiter unter dem Schritt 'Bewerbungseingang' eingescannt hat, ist unter dieser ID zu finden. Selbst Notizen, die sich ein Mitarbeiter zu diesem Fall gemacht hat, finden Sie dort.
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Prozessablaufhistorie

Prozesstool speichert alle Information, die während eines Prozesses anfallen. Dazu zählen neben den Dokumenten auch die Informationen, wer wann an diesem Prozess beteiligt war.

Diese Informationen zur Prozesshistorie sind in vielerlei Hinsicht wichtig für das Unternehmen. Rückfragen von Kunden können schneller beantwortet und die Prozesse können auf ihre Effizienz hin überprüft und ausgewertet werden. Bei Unternehmensprüfungen sind diese Unterlagen ein guter Nachweis darüber, ob die Prozesse im Unternehmen auch wie vorgeschrieben ablaufen.
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Erklärung anhand des Beispiels
'Bewerbermanagement'

Prozesstool speichert jede einzelne Bewerbung die Ihr Unternehmen erreicht unter der angelegten Prozess-ID. So ist für Sie immer alles nachvollziehbar.

Hat ein Bewerber eine Rückfrage zu seiner Bewerbung, finden Sie seine Unterlagen unter der ID und seinem Namen. Dadurch Sie können genau sehen, bei wem der Prozess liegt, was noch fehlt oder welche Entscheidung noch zu treffen ist. Mit Hilfe dieser ID kann der Bewerber wie bei einer Paketverfolgung die Bearbeitung seiner Bewerbung mitverfolgen.

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Auswertungen mit Prozesstool

Prozesstool ist in der Lage, die Prozesse anschließend nach verschiedenen, vorher festzulegenden Kriterien professionell auszuwerten.

Bei der Prozessdefinition werden auch die Kriterien festgelegt, nach denen der Prozess später ausgewertet werden soll. Das hilft, die Effizienz eines jeden Prozesses zu bewerten und gegebenenfalls anzupassen. Wo dauert ein Prozess länger als gedacht und warum. Wo geht es schneller als geplant? Der Unternehmer sieht alles "just in time" und kann sofort eingreifen, wenn irgendwo nötig.
B

Erklärung anhand des Beispiels
'Bewerbermanagement'

Beim Bewerberprozess können typische Auswertungskriterien, die Anzahl der Bewerbungen und die Zeit, für den Durchlauf eines ganzen Prozesses sein.

Sie wollen wissen, wie viel Bewerbungen pro Tag auf Ihre Anzeige eingehen? Oder Sie wollen auswerten, auf welche Anzeige in welchem Medium die Bewerber besonders gut reagieren? Wie lange benötigt die Personalabteilung eigentlich vom Bewerbungseingang bis zur Zu-/Absage? Alles kein Problem. Mit Prozesstool können Sie sich alle diese Daten auswerten und anzeigen lassen.
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Webseiten Integration

Viele Prozesse starten durch eine Anfrage eines Kunden oder Lieferanten über die Webseite. Prozesstool ist in die Webseite des Unternehmens integrierbar.

Ein Prozess kann manuell durch einen Mitarbeiter oder aber durch die Anfrage über die Webseite eines Unternehmens gestartet werden. Ist Prozesstool in diese Webseite integriert, dann startet Prozesstool automatisch den Prozess, sobald die Anfrage auf der Webseite eingegeben wurde.


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Erklärung anhand des Beispiels
'Bewerbermanagement'

Sie haben die Anzeige auf Ihrer Webseite veröffentlicht. Durch die Integration von Prozesstool gibt der Bewerber seine Daten direkt in die Prozesstool-Maske ein.

Der Bewerber sieht auf der Webseite Ihres Unternehmens lediglich ein Formular, in dem er seine Daten eintragen und seine Unterlagen hochladen kann. Prozesstool legt eine ID an und startet den Prozess automatisch. Ein Mitarbeiter bekommt die Benachrichtigung, über den Eingang der Bewerbung und dass die Unterlagen auf Vollständigkeit zu prüfen sind. Den Rest kennen Sie ja schon...
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